No Brasil não existem dados precisos, mas nos Estados Unidos, a American Bar Association promoveu uma pesquisa que revelou que 26 % de grandes escritórios norte-americanos tiveram algum tipo de incidente com vazamento de informações em 2016. Isto representou um crescimento substancial de 23% comparado a 2015. Atualmente é comum que grandes clientes determinem o compliance de segurança de suas informações em posse dos escritórios de advocacia.
Segurança é a principal preocupação em relação à tecnologia nos escritórios de advocacia em 2017. O vazamento de informações de clientes por meio de usuários mal intencionados ou ataques externos representa um grande risco para os escritórios.
Pensando nisso, a iManage lançou dois produtos com foco em segurança das informações no iManage Work :
Essa ferramenta tem o objetivo de identificar possíveis ameaças dentro do iManage Work. O sistema trabalha com o conceito de “Machine Learning”. Isto é, analisa o histórico de todas as atividades nos documentos do iManage Work e determinar padrões de comportamento. Periodicamente o sistema produz um relatório de ameaças baseado em mudanças de comportamento : grande quantidade de documentos exportados ou enviados por e-mail, grande número de clientes acessados em um período e qualquer outra atividade atípica. Essas informações, que podem ser enviadas em formato de alerta por e-mail, permitem que o escritório monitore atividades suspeitas, protegendo-se de possíveis ameaças internas ou externas.
Threat Manager
Principais funcionalidades:
- Sofisticada detecção de ameaças internas ou externas;
- Redução do risco de vazamento de informações;
- Rápida investigação de possível comportamento fraudulento;
- Reduz o número de falsos/positivos, garantindo que análises sejam feitas nos alertas mais relevantes.
Muitos escritórios utilizam o iManage Work com um padrão de segurança aberto, onde os casos nascem com segurança pública (todos acessam tudo). Existe uma tendência para que a segurança dos casos seja mais restritiva, criando um escritório “Need to Know”. Ou seja, os casos nascem com segurança privada e apenas o grupo de usuários que trabalha no caso tem permissão na pasta e seus documentos. Há várias situações em que os clientes dos escritórios exigem que seus documentos sejam acessíveis apenas pelos advogados do time responsável pelos seus casos. O Security Policy Manager é uma ferramenta que tem o objetivo de viabilizar esse tipo de configuração. O sistema se integra com o software de gestão existente para identificar o responsável por cada caso. Esse usuário será responsável por gerenciar o grupo de trabalho do caso em questão, podendo inclusive aprovar ou rejeitar solicitações de acesso.
Security Policy Manager
Principais funcionalidades:
- Proteção do conteúdo do iManage Work;
- Interface gráfica Web simples e intuitiva;
- Implantação do modelo de segurança “Need to Know”;
- Criação de barreiras de segurança, sem a necessidade de fazer redefinição na segurança de documentos ou a reindexação de seu conteúdo;
- Mais segurança no caso de ataques externos.
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